1         AVISO DE PRIVACIDAD

  El presente documento es el Aviso de Privacidad en términos de las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 que regulan la Protección de Datos Personales (Habeas Data) (en adelante “LAS LEYES”) y demás legislación aplicable y vigente en la República de Colombia, que THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS (en adelante “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS”), con domicilio en CARRERA 69 Q # 78-86 – BARRIO LAS FERIAS-BOGOTÁ D.C., NIT. 900.390.126-6 (en adelante NUESTRAS OFICINAS) pone a su disposición, mismo que regula el tratamiento, obtención y uso de sus datos personales.

Lea en su totalidad el presente documento para que esté enterado de los datos personales que recabamos de Usted y con qué fines se obtiene dicha información, así como del tratamiento que se le dará a su información en el tiempo en que utilice nuestros servicios y los medios con los que usted cuenta para ejercer cualquier tipo de solicitud, reclamación o comentario relacionado con el uso, tratamiento y almacenamiento de sus datos personales.

2         PRINCIPIOS GENERALES

 En “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” estamos comprometidos con la protección de sus datos personales, por lo que en todo el procedimiento de tratamiento utilizamos técnicas de resguardo y seguridad especiales, descritos en este documento y en todo momento cumpliremos con los principios de Licitud, Consentimiento, Información, Calidad, Finalidad, Lealtad, Proporcionalidad y Responsabilidad establecidos en LAS LEYES de la República de Colombia.

“THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS”, en todo momento se compromete a asegurar la privacidad de los datos personales que obtenemos de usted a través de nuestros servicios. Así mismo usted reconoce, que de aceptar este acuerdo está manifestando su consentimiento para que “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” pueda dar el tratamiento a sus datos personales.

3         ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE SUS DATOS PERSONALES?

 “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” es el responsable del tratamiento de sus datos personales. Usted puede contactarnos de la manera siguiente:

• A través de NUESTRAS OFICINAS
• A través de nuestros teléfonos: MÁSTER 1: +57 (601) 746.08.12 y MÁSTER 2: +57 (601) 508.48.68
• A través de nuestra página web: www.thefactoryhka.com
• A través de nuestra dirección de correo electrónico: habeasdata@thefactoryhka.com

4         ¿QUÉ DATOS PERSONALES OBTENEMOS DE USTED Y CON QUÉ FINES LOS OBTENEMOS? DATOS QUE OBTENEMOS

“THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” obtendrá única y exclusivamente los datos que Usted nos proporcione; de forma directa en nuestras oficinas o a través de nuestro personal autorizado, vía correo electrónico, a través de nuestros servicios o a través del SITIO WEB.

Para mayor facilidad, describimos los datos personales que obtenemos de Usted en el siguiente cuadro.

5         FINALIDADES GENERALES

Hacemos de su conocimiento que utilizaremos sus datos personales para los siguientes fines:

• Atender a sus solicitudes y aclarar sus dudas acerca de nuestros productos o servicios en línea;
• Ofrecerle todo tipo de productos o servicios en línea, prestados por “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” o por cualquier sociedad integrante de nuestro grupo comercial;
• Ofrecerle promociones, descuentos, cupones, certificados o regalos sobre nuestros productos o servicios en línea;
• Proveer los productos o servicios en línea que ofrecemos a través de nuestros aplicativos webs;
• Cumplir con las obligaciones contraídas por usted con “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS”;
• Darle soporte técnico, referente al uso de nuestros productos o servicios en línea o al uso o funcionalidades de nuestros aplicativos webs;
• Prestar los servicios de Facturación Electrónica y Nómina Electrónica que Usted nos solicite y que contrate con “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” como puede ser el servicio de generación, validación y certificación de documentos electrónicos.
• Con el fin de realizar los cobros por la prestación de nuestros servicios en línea;
• Con fines de prospección comercial, mercadeo y de publicidad de cualquiera de nuestras marcas o marcas de cualquiera de las sociedades que integran nuestro grupo comercial;
• Para fines estadísticos, de comportamiento de mercados o para estudios mercadológicos internos con la finalidad de mejorar nuestros productos o servicios.
• Para enviarle publicidad de cualquiera de nuestros productos o servicios en línea, así como cualquiera de los productos o servicios de cualquiera de las sociedades integrantes de nuestro grupo comercial.

6         USO DE COOKIES Y WEB BEACONS

 Por otro lado, obtendremos datos personales de Usted, a través del uso de tecnologías conocidas como COOKIES y WEB BEACONS.

Los COOKIES son pequeñas piezas de información que son enviadas por el SITIO WEB a su navegador, que se almacenan en el disco duro de su equipo y se utilizan para determinar sus preferencias cuando se conecta a los servicios de nuestros sitios, así como para rastrear determinados comportamientos o actividades llevadas a cabo por Usted dentro de nuestros sitios.

En algunas secciones de nuestro SITIO WEB requerimos que Usted tenga habilitados los COOKIES ya que algunas de las funcionalidades requieren de éstas para trabajar.

Las páginas Web de “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” pueden contener imágenes electrónicas conocidas como WEB BEACONS, algunas veces llamadas “gif de un píxel”, que se pueden usar para ayudar en el envío de COOKIES en nuestros sitios y que permiten contar a los usuarios que han visitado las páginas y proporcionar servicios de marca conjunta. Podemos incluir WEB BEACONS en mensajes de correo electrónico promocionales o en nuestros boletines para determinar si se han abierto y si se ha realizado alguna acción en consecuencia.

Podemos utilizar el uso de tecnologías como lo son Cookies y/o Web Beacons o algún otro tipo de tecnología similar para obtener la siguiente información personal:

• El tipo de navegador que utiliza para acceder a internet;
• Su dirección IP;
• Los vínculos que sigue a través del uso de internet o las páginas de internet que vista;
• El sitio que visitó antes de entrar a nuestro SITIO WEB;
• Rastrear comportamientos o actividades que usted realiza en nuestro sitio web.
• Usted reconoce que la instalación, permanencia y existencia de las COOKIES puede ser cancelada y/o eliminada de su equipo cuando Usted así lo desee, consultando la sección de Ayuda del navegador que utilice para acceder a Internet.

7         ¿CÓMO LIMITAR EL USO Y DIVULGACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES?

 Usted en cualquier momento podrá limitar el uso y la divulgación que le demos a los datos personales que nos ha proporcionado.

Para poder limitar el uso y/o la divulgación de sus datos personales, póngase en contacto con nuestro departamento encargado de la protección de datos personales escribiéndonos un correo electrónico a la siguiente habeasdata@thefactoryhka.com.

En su solicitud Usted deberá de expresar de manera clara y precisa su petición, precisando de modo claro su nombre, clave del Registro Único Tributario, cuenta de correo y teléfono de contacto.

Nuestro departamento de datos personales se pondrá en contacto con Usted, vía correo electrónico en un periodo que nunca excederá de quince días hábiles contados a partir de que Usted nos envíe sus solicitudes, y resolveremos su solicitud en un periodo que no excederá de diez días hábiles contados a partir de la fecha en que Usted reciba la respuesta de nuestro departamento de protección de datos personales.

Es probable que nuestro departamento de datos personales ponga a su disposición formatos específicos para facilitarle el ejercicio del derecho que tiene de limitar el uso y la divulgación de sus datos personales, siendo el uso de dichos formatos opcional, pero altamente recomendable.

8          ¿CÓMO REVOCAR SU CONSENTIMIENTO PARA QUE TRATEMOS SUS DATOS PERSONALES?

 Usted podrá revocar en cualquier momento su consentimiento para que tratemos sus datos personales, sin que se le atribuyan efectos retroactivos.

Para revocar su consentimiento, por favor envíenos una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico: habeasdata@thefactoryhka.com.

Nuestro departamento de datos personales se pondrá en contacto con Usted, vía correo electrónico en un periodo que nunca excederá de quince días hábiles contados a partir de que Usted nos envíe sus solicitud, y resolveremos su solicitud en un periodo que no excederá de diez días hábiles contados a partir de la fecha en que Usted reciba la respuesta de nuestro departamento de protección de datos personales, este proceso está directamente relacionado al proceso de desvinculación que se realiza a través de nuestro departamento comercial y de mesa de control.

Usted no podrá revocar su consentimiento, si para la obtención de sus datos personales no es necesario que lo otorgue, como es el caso de los datos públicos, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1266 de 2008 y artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

“THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” puede poner otros medios a su disposición para que Usted revoque su consentimiento para que tratemos sus datos para determinados fines, sin perjuicio del medio que tiene para revocar su consentimiento establecido en el presente documento.

9         ¿CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS ARCO?

Usted tiene derecho a solicitarnos el Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (derechos ARCO) del uso de sus datos personales en cualquier tiempo. Para hacerlo, Usted podrá, en cualquier momento, enviar su solicitud de ejercicio de cualquiera de sus derechos ARCO a “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” vía correo electrónico enviado a la dirección siguiente: habeasdata@thefactoryhka.com.

La solicitud que Usted nos envíe deberá de cumplir con los requisitos que se establecen en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 (según sea el caso), y podremos poner a su disposición formatos para que usted cumpla con estos requisitos de manera más sencilla y ágil siendo el uso de dichos formatos opcional, pero altamente recomendable.

“THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS”, a través de su departamento de protección de datos personales, atenderá todas sus solicitudes de derechos ARCO en cumplimiento de las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 (según sea el caso), siempre que sea procedente de conformidad con dichas leyes le dará acceso a sus datos personales, así como rectificará, cancelará y hará efectiva su oposición a que tratemos sus datos personales, por ser su derecho.

Para el caso de acceso o consultas “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” le comunicará en un plazo máximo de diez días hábiles, contados desde la fecha en que se recibió la solicitud, cuando no fuere posible atender este requerimiento, se informarán las razones y se indicará a través de correo electrónico una nueva fecha dentro de un máximo de 5 días hábiles más.

Para los casos de rectificación, actualización, cancelación u oposición, la respuesta se enviará en 15 días hábiles, si existe algún retraso para atender la solicitud se le indicarán las razones y se le entregará vía correo electrónico una nueva fecha de respuesta que estará dentro de los siguientes 8 días hábiles más.

Para el caso en que Usted solicite a “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” el acceso a sus datos personales, y en el supuesto que “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” tenga los datos solicitados, se hará entrega de los mismos previo acreditamiento de personalidad o representación.

“THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” le enviará dentro de los plazos legales señalados (mismos que podrán ser ampliados de conformidad con LA LEY) la información que usted haya solicitado, copia de resolución que ampare la realización de sus pretensiones solicitadas, o en su caso resolución fundada en la que se establezca que no es posible atender a su solicitud en digital, vía correo electrónico.

Para el caso del derecho de acceso a datos personales y en cualquier otro caso, si usted lo solicita, “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” pondrá a su disposición, en NUESTRAS OFICINAS o podrá enviarle una copia en digital de los datos o acciones solicitadas, la cual se determinará dependiendo del caso concreto, de conformidad con las LEYES. Usted deberá solicitar el envío de dichos resultados a la persona o departamento encargado de protección de datos personales de “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” por correo electrónico.

10     ¿CÓMO, CUÁNDO Y CON QUIÉN COMPARTIMOS SUS DATOS PERSONALES?

 “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” no transmite ni vende sus datos personales a terceras personas, ya que nos dedicamos a proteger, con los máximos estándares posibles, el tratamiento de sus datos personales.

Solamente transmitiremos sus datos personales en los casos enumerados a continuación, mismos que hacemos de su conocimiento. Usted manifiesta su consentimiento de modo expreso al aceptar el presente aviso.

Transmitiremos a la Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN), toda la información contenida en los Documentos Electrónicos que le hayamos certificado, porque así nos lo piden las disposiciones de carácter general emitidas por la DIAN en materia de facturación electrónica y nómina electrónica y en materia de Proveedor Tecnológico Autorizado.

Transmitiremos cualquiera de sus datos personales a solicitud, fundada y motivada, de cualquier autoridad, transmitiremos cualquiera de sus datos personales si alguna ley vigente en la República de Colombia nos obliga a ello.

Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia esté prevista en una Ley o Tratado en los que Colombia sea parte;

Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia sea necesaria para la prevención o el diagnóstico médico, la prestación de asistencia sanitaria, tratamiento médico o la gestión de servicios sanitarios, cuando se trate de situaciones de un interés público y se realizará a organismos autorizados.

Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia sea efectuada a sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas bajo el control común de “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS”, o a una sociedad matriz o a cualquier sociedad del mismo grupo de “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” que opere bajo los mismos procesos y políticas internas;

Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia sea necesaria por virtud de un contrato celebrado o por celebrar en interés de Usted, por “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” y un tercero, el cual ostentará la calidad de encargado del tratamiento de sus datos personales y se regirá por los parámetros legales vigentes y las obligaciones derivadas de esta calidad, así como sus propias Políticas de Privacidad.

Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia sea necesaria o legalmente exigida para la salvaguarda de un interés público, o para la procuración o administración de justicia;

Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia sea precisa para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y Transmitiremos sus datos personales, sin necesidad de su consentimiento, cuando la transferencia sea precisa para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica entre “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” y Usted, cómo puede ser el pago que usted está obligado a efectuar por la prestación de nuestros servicios adicionales.

Es importante recordarle que toda transmisión de datos personales que efectuemos, la haremos siempre con base en LA LEY y siempre cuidando que se vigile la completa protección de sus datos personales.

11     MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD

 “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” se reserva el derecho de modificar el presente aviso de privacidad en cualquier momento.

Cuando realicemos alguna modificación al presente aviso de privacidad, le será notificado a través de nuestros canales de comunicación. En dicho aviso podremos poner “links” que lo redireccionarán (en caso de que Usted haga “clic” sobre ellos) a la nueva versión del aviso de privacidad, con la finalidad de que usted se entere de los cambios y modificaciones realizadas.

Además de lo anterior “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” publicará la nueva versión del aviso de privacidad en el SITIO WEB, por lo que usted podrá en cualquier momento consultar el aviso de privacidad vigente.

Usted reconoce que es su obligación estar enterado de los cambios que realicemos al presente aviso de privacidad.

12     ¿CÓMO GUARDAMOS SUS DATOS PERSONALES?

 Sus datos personales (con excepción de los datos de su tarjeta de crédito los cuales en ningún momento se almacenan), son almacenados en una base de datos que es completa y absolutamente autónoma, es decir no la compartimos con nadie y nadie tiene acceso a ella, y es completamente segura, es decir empleamos una serie de medidas físicas y tecnológicas para evitar que cualquier persona tenga acceso no autorizado a las mismas, como pueden ser:

12.1               REQUISITOS FÍSICOS DE SEGURIDAD

Nuestra plataforma tecnológica se encuentra resguardada en servidores con los más elevados estándares de seguridad ubicados en Estados Unidos, lo que nos garantiza el cumplimiento de los más altos niveles de seguridad física para nuestra infraestructura y para el resguardo y protección de información de los contribuyentes. Los Centros de Datos mencionados cuentan con las Certificaciones internacionales más altas en la industria, que incluyen ámbitos de seguridad física, seguridad lógica, facilidades tecnológicas estandarizadas y servicios de alta disponibilidad, entre otros.

12.2   REQUISITOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD

 Aunado a los requisitos tecnológicos de seguridad física, descritos en el párrafo inmediato anterior, nuestra solución y plataforma de servicios cuenta con los más altos estándares en la implementación de arquitecturas de seguridad, con los esquemas más innovadores y avanzados para la seguridad lógica.

En nuestros sitios de operación contamos con certificado SSL, además de las medidas de control de acceso a intrusos implementados a nuestros sistemas, firewalls antivirus, encriptamiento de los datos.

A pesar de lo anterior usted acepta y reconoce que ninguna transacción por internet al igual que ninguna base de datos es absoluta y 100% inviolable y segura, por ello a través de este acto libera de toda responsabilidad a “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” en caso de que cualquier persona de modo delictivo o ilegal obtenga acceso a nuestras bases de datos y realice el robo o supresión de alguno de sus datos personales, ya que “THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS” no puede responder por actos de terceros.

Sin embargo, nuestro departamento de datos personales le comunicará, si es que llegara a presentarse el caso, cualquier violación que hayan sufrido nuestras bases de datos, con el objetivo de que usted tome las medidas pertinentes para defender sus datos personales.

Le suplicamos, si tiene alguna duda con respecto al presente aviso de privacidad, ponerse en contacto con nosotros a través de cualquiera de los medios de contacto.

He leído y comprendido el presente aviso de privacidad y manifiesto expresamente mi consentimiento para el tratamiento de mis datos personales, así como para las transferencias que se hagan de los mismos.

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THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS

CARRERA 69 Q # 78-86 – BARRIO LAS FERIAS-BOGOTÁ D.C., NIT. 900.390.126-6

De Lunes a Viernes de 8:00 a 17:30 hrs.| habeasdata@thefactoryhka.com

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